Vanuit onze klanten krijgen wij steeds vaker het verzoek om leveranciers te koppelen met een OCI koppeling. Maar wat is een OCI koppeling? OCI staat voor Open Catalog Interface. Dit is een open standaard voor het plaatsen van een inkooporder in een ERP-systeem waarbij de online catalogus van de toeleverancier wordt gebruikt. In dit artikel lees je hoe deze koppeling toegepast kan worden in AFAS.
Een OCI koppeling zorgt ervoor dat je vanuit InSite, zonder in te loggen, de leverancierspagina kan bereiken en eenvoudig de benodigde artikelen kunt bestellen. Vervolgens kom je automatisch weer terug in InSite waar de functionaliteit van de OCI koppeling een inkoopaanvraag heeft aangemaakt van de artikelen die je net hebt besteld op de leveranciers pagina.
Het grote voordeel van de OCI koppeling is dat het inkoopproces direct vanaf het begin vastgelegd wordt in Profit. Daardoor wordt de goedkeuringsflow direct goed ingericht. Hierbij kun je denken aan het vaststellen van de juiste goedkeurder of het automatisch laten goedkeuren van bestellingen die boven een bepaald bedrag zitten.
Ga naar ‘Ordermanagement’ in Profit en navigeer vervolgens naar ‘Beheer’ en klik op ‘Inrichting’. Kies vervolgens ‘OCI-profiel’, hier kun je een OCI-profiel inrichten voor je leverancier.
Hier vind je het overzicht van de ingerichte OCI-Profielen. Om een OCI-profiel aan te maken klik je op ‘Nieuw’ .
Sommige leveranciers hebben een automatische koppeling met AFAS. Hierbij is de inrichting grotendeels al gedaan. Wordt hiervoor gekozen, zorg er dan voor dat de organisatie van de inkooprelatie en de OCI-definitie gelijk zijn. De gebruikersnaam en het wachtwoord moeten eerst opgevraagd worden bij de desbetreffende leverancier. Deze gegevens zorgen ervoor dat je automatisch kan inloggen in de omgeving van de leverancier.
Vervolgens kies je de ‘Voorkeur artikelgroep’. Let op! Doe je dit niet, dan maakt Profit bij iedere inkoopaanvraag een nieuwe artikelgroep aan, daardoor kan je het overzicht kwijt raken. Vul ook de boekingslayout in, deze is gekoppeld aan de InSite pagina waar je de inkoopaanvraag kan accepteren en doorzetten.
Daarna moet het ‘Nr. Debiteur’ ingevuld worden. Ook deze moet je aanvragen bij de leverancier zoals eerder is gedaan voor de gebruikersnaam en wachtwoord. Het Nr. Debiteur is belangrijk omdat de leverancier op deze manier de inkoopaanvraag kan matchen aan jouw organisatie in hun systeem.
Ga naar InSite en ga naar het tabblad ‘Inkoop’. In het overzicht ga je vervolgens naar ‘Mijn inkoopportaal’. Hier kun je de leveranciers benaderen die je hebt toegevoegd met de OCI-Profiel functionaliteit. Klik op één van de leveranciers en je wordt direct doorgelinkt naar de bestelomgeving van de leverancier.
Omdat iedere omgeving van een leverancier verschillend is, slaan we dat stuk in het proces over.
Als je artikelen besteld hebt op de omgeving van de leverancier en je rond deze af in de winkelwagen kun je de aanvraag versturen naar InSite. De InSite pagina van de boekingslayout die je in de inrichting hebt gekozen komt in beeld. Klik vervolgens op aanvraag insturen.
De Inkoopaanvraag komt in de goedkeuringsflow bij de persoon terecht die de inkoopaanvraag moet goedkeuren. Diegene klikt op één van de acties. In dit geval gaan we de inkoopaanvraag goedkeuren en doorzetten zodat de inkoopaanvraag in Profit komt.
Navigeer in Profit weer naar ‘Ordermanagement’ en klik op ‘Inkoopaanvraag’ om alle inkoopaanvraagregels te bekijken.
Bij de aanvrager is mijn eigen naam ingevuld om de juiste inkoopaanvraag te vinden. Zoals je kan zien is de inkoopaanvraag aangemaakt en goedgekeurd. Vanuit dit scherm kun je de inkoopaanvraag omzetten in een inkooporder. Dit proces kun je ook al automatiseren of vastleggen in de goedkeuring workflow.
Dit artikel is geschreven door ERP-consultant Aron. Heb je verder vragen naar aanleiding van dit artikel? Aarzel niet om contact op te nemen! Aron is bereikbaar via aron.hansma@enshore.nl
Continue reading by clicking on one of the cases below.
