Door de unieke bedrijfsvoering van onze klant, nam handmatig afletteren te veel tijd in beslag en waren de boekhoudrekeningen onoverzichtelijk. Aan ons de vraag: Kan dit proces geautomatiseerd worden? Ja, zeker kan dat! Daarom hebben wij de Aflettertool ontwikkeld. Dit is een technische oplossing waardoor dit soort processen geautomatiseerd uitgevoerd kunnen worden in AFAS.
Ondanks dat er standaard veel functionaliteiten en processen in te richten zijn in de software van AFAS, is het in sommige gevallen toch niet mogelijk om het hele proces volledig te automatiseren. Met behulp van andere software of een plug-in kan dit alsnog naar wens geautomatiseerd worden.
Een voorbeeld van een dergelijk proces is het afletteren van financiële mutaties. Als er via verschillende externe systemen financiële mutaties in de software van AFAS terecht komen, is de kans groot dat deze vanwege meerdere redenen en complexiteit niet automatisch afgeletterd kunnen worden. Dit wordt erg tijdrovend en foutgevoelig om handmatig te doen, vooral als het gaat om grote aantallen regels die volgens een bepaalde logica of berekening afgeletterd moeten worden.
Een oplossing hiervoor is om bepaalde financiële mutaties door middel van een GetConnector uit Profit te exporteren. Vervolgens kunnen we, in onze eigen gebouwde tool, berekeningen en logica op deze gegevens toepassen om te bepalen welke regels afgeletterd kunnen worden. Bij de regels die afgeletterd kunnen worden, vullen we dan via deze tool een vrij veld “Afletteren” in via een UpdateConnector. Het uitwisselen van deze gegevens kan in Profit volledig veilig ingericht worden door middel van een App Connector.
Er is bewust gekozen om het ondersteunen van het afletteren via een vrij veld te doen omdat we op deze wijze minimaal impact hebben op de bedrijfsprocessen binnen AFAS zelf, maar wel deze processen kunnen versimpelen en/of versnellen.
De genoemde GetConnector is ingericht om een kleine set aan kolommen op te halen uit de financiële mutaties, waarmee we genoeg informatie hebben om de mutaties tegen elkaar af te kunnen letteren. Denk hierbij aan de velden: Administratie, Nummer Journaalpost, Volgnummer Journaalpost, Bedrag, Rekening en uiteraard het veld op basis waarvan je mutaties wilt afletteren. Bijvoorbeeld een referentieveld.
Met onze tool halen we deze gedefinieerde data set op uit AFAS en groeperen vervolgens alle regels op dit referentieveld. Dit ophalen en groeperen gaat relatief snel, denk hierbij aan een tiental seconden voor 1000-en regels. Bij het groepeer proces wordt vervolgens meteen gekeken of het saldo van de gegroepeerde regels 0 is. Wanneer dit klopt, worden alle regels met de betreffende waarde in het referentieveld aangemerkt als “Afletteren” en uiteindelijk weer via een UpdateConnector naar AFAS teruggestuurd. Dit terugsturen doen we via de standaard door AFAS meegeleverde UpdateConnector “FiEntriesCustom” waarmee vrije velden van financiële mutaties kunnen worden bijgewerkt.
De tool is gemaakt om intuïtief en simpel te zijn maar kan naar wens worden uitgebreid. Tevens is deze geschikt om zonder gebruikersinterface als geplande taak te worden ingesteld op bijvoorbeeld een applicatieserver, zodat het proces volledig automatisch wordt uitgevoerd. Op deze manier hoeft er dus geen gebruikersinteractie te zijn en worden de regels op de achtergrond netjes in AFAS bijgewerkt op van tevoren bepaalde tijdstippen.
Om deze, door de tool bepaalde, regels vervolgens in AFAS snel af te kunnen letteren, hebben we een weergave gemaakt van de af te letteren financiële mutaties waarin gefilterd wordt op het net gevulde vrije veld “Afletteren”. Hierdoor kunnen in deze weergave via de knoppen “CTRL+A” alle regels geselecteerd om deze regels vervolgens via de actieknop “2. Afletteren” in één keer af te letteren.
Door de Aflettertool heb je een veel overzichtelijkere boekhoudrekening, behaal je veel tijdwinst en is het afletteren minder foutgevoelig ten opzichte van handmatige verwerking! Benieuwd naar de tool en wat deze binnen jouw bedrijf kan betekenen? Neem dan via onderstaand formulier contact op met AFAS expert Peter, of stuur direct een bericht via: peter.houtman@enshore.nl
Lees verder door te klikken op één van de onderstaande berichten.
